특별한 사유가 없는 한, A4(가로 210mm × 세로 297mm) 용지로 한다.

A4 용지는 1종 용지이다.

위쪽(30mm), 아래쪽(15mm), 왼쪽(20mm), 오른쪽(15mm)로 한다. 다만, 문서의 편철이나 용도에 따라 각 여백을 달리할 수 있다.

특별한 사유가 없는 한, 흰 색 용지로 한다.

검은 색 또는 푸른 색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

특별한 경우를 제외하고는, 아라비아 숫자로 한다.

아라비아 숫자로 하되, 변조를 방지하기 위하여 괄호 안에 한글로 기재한다.

숫자로 하되, 년월일의 글자 대신에 온점(.)을 찍어 표시한다.

24시각제에 따라 숫자로 하되, 시분의 글자 대신에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 경우에는 아래 구분에 따라 항목을 표시해야 한다.

공문서는 본문의 내용이 끝나면 반드시 "끝" 표시를 해야 한다. "끝" 표시 다음에는 온점(.)을 찍는다.

본문이 끝나는 지점에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

첨부의 표시문 끝에 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

다음 줄의 왼쪽 기준선에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

빈 칸에는 하이픈(-)을 표기하고, 표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

기재사항의 마지막 글자 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표시하고, "끝" 표시는 하지 않는다.

하나의 문서에 하나의 기안만 하는 것이 원칙이다. 다만, 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 이를 일괄기안이라 하며, 각 안마다 "끝" 표시를 해야 한다.

2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 "당해 문건의 전체 면수-해당 면수"의 형식으로 면 표시를 한다.

문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에 하며, 위에서 아래의 순으로 부여한다.

양면에 기재된 문서는 양면에 모두 순서대로 면수를 부여한다.

동일 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철시 2권 이하의 문서철의 면 표시는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다.

문서철의 면 표시는 최초에 연필로 했다가 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

공문서를 정정(삭제 또는 수정)할 때는 원안의 글자를 알 수 있도록 해야 한다.

원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다.